اسناد و مدارک مورد نیاز برای ثبت نمایندگی شرکت

شرکت های خارجی که در کشور محل ثبت خود شرکت قانون شناخته می شوند مشروط به عمل متقابل از سوی کشور متبوع، می توانند در زمینه هایی که توسط دولت جمهوری اسلامی ایران تعیین می شود در چهارچوب قوانین و مقررات کشور به ثبت شعبه یا نمایندگی خود اقدام کنند.
ممکن است یک شرکت خارجی برای فروش محصولات خود یا خدمات پس از فروش با شرکت هایی در داخل یک کشور اقدام به انعقاد قرارداد نماید و بنابراین قرارداد به آن شرکت مجوز عرضه محصولاتش و خدمات پس از فروش را بدهد در چنین حالتی نمایندگی یک شرکت خارجی محقق می گردد.
نمایندگی شخص حقیقی یا حقوقی مستقل مقیم ایران ( وماَ لازم نیست شعبه ایران باشد) بر اساس قرارداد نمایندگی انجام بخشی از موضوع و وظایف شرکت خارجی را بر عهده می گیرد. بنابراین شخصیتی مستقل دارد و مسئولیت حقوقی نماینده بر عهده خودش می باشد.

    اسناد و مدارک مورد نیاز برای ثبت نمایندگی شرکت

الف: در صورتیكه شخص حقیقی نماینده شركت خارجی باشد بایستی ترجمه فارسی اسناد و اصل مدارك و اطلاعات زیر را به اداره ثبت شركتها ارائه نماید.
1. پرداخت مبلغ 40000 ریال به شماره حساب سیبا 2171329011009 بانک ملی به نام سازمان ثبت اسناد و املاک کشور جهت تعیین نام
2. تکمیل فرم تعیین نام ( نمونه فرم فرم تعیین نام.doc تعیین نام )
3.  تصویر مصدق قرارداد نمایندگی با شركت خارجی.
4.  مدارک شناسائی شخص متقاضی . برای اشخاص حقیقی : تصویر مصدق شناسنامه و کارت ملی و نشانی اقامتگاه قانونی و برای اشخاص حقوقی : اساسنامه شرکت و آگهی تاسیس و آخرین تغییرات ثبت شده آن نزد مراجع ذیربط
5. آدرس محل سكونت نماینده و محل نمایندگی.
6.  ارائه سابقه فعالیت شخص متقاضی ثبت نمایندگی در زمینه امور پیش‌بینی شده در قرارداد نمایندگی.
7.  تصویر مصدق اساسنامه شركت خارجی طرف نمایندگی، آگهی تأسیس و آخرین تغییرات ثبت شده در مراجع ذیربط.
8.  گزارش فعالیت‌های شركت خارجی طرف نمایندگی و تبیین دلایل و ضرورت اخذ نمایندگی.
9.  آخرین گزارش مالی شده شركت خارجی طرف نمایندگی.
10.   ارائه معرفی نامه وزارتخانه ذیربط (در صورتی كه قرارداد با دستگاه مربوطه منعقد شده باشد)
11.  اظهارنامه ثبت شعبه شركت خارجی( از محل اداره ثبت شرکت ها تهیه گردد ).
12.  تصدیق ثبت شركت خارجی.
13.  اختیارنامه نماینده یا نمایندگان عمده شركت خارجی.
14.  كلیه اسناد شركت كه در كشور خارجی تهیه می گردد پس از تأیید مرجع ذیربط (نظیر مرجع ثبت شركتها) و تأیید وزارت خارجه آن كشور بایستی به تأیید سفارت یا نمایندگی جمهوری اسلامی ایران در آن كشور برسد و پس از ترجمه رسمی به فارسی و تأیید اداره فنی دادگستری اصل و ترجمه آن به اداره ثبت شركتها ارائه گردد.

ب: در صورتیكه شخص حقوقی نماینده شركت خارجی باشد بایستی ترجمه فارسی اسناد و اصل مدارك و اطلاعات زیر را به اداره ثبت شركتها ارائه نماید.
1. پرداخت مبلغ 40000 ریال به شماره حساب سیبا 2171329011009 بانک ملی به نام سازمان ثبت اسناد و املاک کشور جهت تعیین نام
2. تکمیل فرم تعیین نام ( نمونه فرم فرم تعیین نام.doc تعیین نام )
3. تصویر مصدق قرارداد نمایندگی با شرکت خارجی
4.  معرفی نامه و مدارک شناسائی مصدق  شخص حقیقی  از طرف شرکت متقاضی نمایندگی .
5.  تصویر مصدق اساسنامه شركت متقاضی ثبت نمایندگی.
6.  رومه رسمی حاوی آگهی تأسیس شركت.
7.  رومه رسمی حاوی آگهی آخرین تغییرات ثبت شده خصوصآ در مورد مدیران.
8.  ارائه سابقه فعالیت شخص حقوقی متقاضی ثبت نمایندگی در زمینه امور پیش‌بینی شده در قرارداد نمایندگی.
9.  اساسنامه شركت خارجی طرف نمایندگی، آگهی تأسیس و آخرین تغییرات ثبت شده در مراجع ذیربط.
10.  گزارش فعالیت‌های شركت خارجی طرف نمایندگی و تبیین دلایل و ضرورت اخذ نمایندگی.
11.  آخرین گزارش مالی تأیید شده شركت خارجی طرف نمایندگی.
12.  ارائه معرفی‌نامه وزارتخانه ذیربط (در صورتی كه قرارداد با دستگاه مربوطه منعقد شده باشد)
13. اظهارنامه ثبت (نمایندگی) شركت خارجی.
14. تصدیق ثبت شركت خارجی.
15. كلیه اسناد شركت كه در كشور خارجی تهیه می‌گردد پس از تأیید مرجع ذیربط (نظیر مرجع ثبت شركتها) و تأیید وزارت خارجه آن كشور بایستی به تأیید سفارت یا نمایندگی جمهوری اسلامی ایران در آن كشور برسد و پس از ترجمه رسمی به فارسی و تأیید اداره فنی دادگستری اصل و ترجمه آن به اداره ثبت شركتها ارائه گردد.